Az automatikus mentés bekapcsolása az Excelben (Egyszerű útmutató)

Bár az Excel -t folyamatosan fejlesztették minden új verzióval, még mindig előfordulhat, hogy időnként összeomlik (különösen, ha nagy adathalmazzal dolgozik).

És néha az Excelen kívüli tényező is lehet - például áramkimaradás vagy a rendszer lefagyása az Excel -től eltérő probléma miatt.

Ilyen esetekben annak biztosítása érdekében, hogy ne veszítse el adatait, az Excel rendelkezik egy automatikus mentési funkcióval - amely, ahogy a neve is sugallja, automatikusan menti a munkáját.

Ha az automatikus mentés engedélyezve van, az Excel rendszeres időközönként menti a munkáját, ami biztosítja, hogy ne veszítsen sokat munkájából (legfeljebb néhány perc munka veszhet el).

Ebben az oktatóanyagban megmutatom, hogyan kapcsolhatja be az automatikus mentést az Excelben, és minden fontos dolgot, amit tudnia kell róla.

Jegyzet: Az AutoSave egy új szolgáltatás az Office365-ben, ahol valós idejű mentést tesz lehetővé a fájlok OneDrive vagy SharePoint rendszerben történő mentésekor. Ha korábbi verziókat használ (Excel 2010/2013/2016/2019), akkor rendelkezik az Automatikus helyreállítási adatok mentése funkcióval, amely nem valós idejű, de rendszeres időközönként menti a munkáját.

AutoSave Vs AutoRecover

Az Automatikus mentés az Excel Office 365 új funkciója, míg az AutoRecover a korábbi verziókban is volt.

Az Automatikus mentés lehetővé teszi, hogy valós időben mentse el munkáját, amikor Excel fájlokat ment OneDrive vagy SharePoint rendszerben.

Éppen ellenkezőleg, az „Automatikus helyreállítási adatok mentése” olyan lehetőség, amely automatikusan menti a munkáját 10 percenként (vagy a megadott időtartamon belül). Ha ez az opció engedélyezve van, akkor ideiglenes másolatot készít a munkájáról, és 10 percenként menti.

Abban az esetben, ha a rendszer váratlanul leáll, továbbra is visszaállíthatja az ideiglenesen mentett fájlt (az Autorecover funkció használatával).

Ebben az oktatóanyagban mindkét funkcióra kitérek.

Kapcsolja be az Automatikus mentést az Excelben a Beállítások párbeszédpanelen

Az Opciók párbeszédpanelen engedélyezheti az automatikus mentést, valamint mentheti az automatikus helyreállítási információkat (azaz a fájlok automatikus mentését egy bizonyos időközönként). Ha ez megtörtént, ez be lesz kapcsolva az összes munkafüzethez, amelyeken ezen a rendszeren dolgozik.

Ne feledje, hogy az Automatikus mentés csak az Office365 felhasználók számára érhető el. Ha nincs O365, akkor csak az AutoRecover funkciót használhatja.

Az alábbi lépésekkel kapcsolhatja be az automatikus mentést az Excelben:

1. Kattintson a Fájl fülre
2. Kattintson a Beállítások lehetőségre
3. Az Excel beállításai párbeszédpanelen kattintson a Mentés lehetőségre a bal oldalon
4. Jelölje be az „Automatikus helyreállítási adatok mentése minden” jelölőnégyzetet. Alapértelmezés szerint az érték 10 perc, de tetszés szerint választhat alacsonyabb vagy magasabb értéket.
5. Jelölje be az opciót - „Az AutoSave OneDrive és SharePoint Online fájlok alapértelmezés szerint az Excelben”. Ez az opció csak az Office 365 esetében működik, és valós időben menti a munkáját (néhány másodpercenként)
6. Kattintson az OK gombra

A fenti lépések biztosítják, hogy munkája 10 percenként automatikusan mentésre kerüljön.

Ne feledje, hogy az „AutoSave OneDrive és SharePoint Online fájlok alapértelmezett Excel -ben” működéséhez a fájloknak a legújabb fájlformátumban kell lenniük (azaz XLSX és nem XLS).

További hasznos lehetőségek:

• Tartsa meg az utolsó AutoRecovered verziót, ha mentés nélkül bezárom: Míg az Excel 10 percenként menti a munkáját (amikor az Automatikus mentés be van kapcsolva), ennek az opciónak az engedélyezése biztosítja, hogy még a munkát sem veszítse el a 10 perc között (ha a rendszer összeomlik vagy áramszünet van). Ha engedélyezve van, az Excel megmutatja a nem mentett fájlok/adatok automatikus helyreállításának lehetőségét.
• Automatikus helyreállítási fájl helye: Ez az a hely, amikor az Excel menti a nem mentett fájlokat. Ha akarja, megváltoztathatja ezt a helyet. Ha nem Ön a rendszergazda, előfordulhat, hogy nem tudja módosítani ezt.

Ha az automatikus mentés engedélyezve van (az Onedrive -on vagy a SharePointban mentett fájlokkal), a fájl bezárásakor nem jelenik meg felszólítás a nem mentett módosítások mentésére (mivel ezeket a módosításokat néhány másodpercenként menti a rendszer).

Ezenkívül abban az esetben, ha VB-kódot (makrót) ad hozzá a fájlhoz, az automatikus mentés leáll, és megjelenik egy felszólítás, hogy mentse ezt a fájlt Makró-kompatibilis fike-ként (.xlsm formátumban)

Az Automatikus mentés most lehetővé teszi az Excel felhasználók számára, hogy valós időben osszák meg a fájlokat, és végezzenek módosításokat. Ezenkívül megtekintheti a verzió előzményeit, és ha szükséges, visszatérhet bármely korábbi verzióhoz. Ha egy régi fájlt megnyit a verzióelőzmények segítségével, akkor csak olvashatóként nyílik meg, és ha szeretné, új névvel mentheti el.

Automatikus mentés hozzáadása a QAT -hoz (Office 365 esetén)

Ha OneDrive -ot vagy SharePointot használ, akkor hozzáadhatja az Automatikus mentés opciót a gyorselérési eszköztárban (csak az Office 365 -ben érhető el).

Ez lehetővé teszi az automatikus mentést (SharePointban vagy OneDrive -ban) egyetlen kattintással (ez egy váltógomb).

Bár azt találtam, hogy alapértelmezés szerint elérhető az Office365 előfizetésemben, ha nem rendelkezik vele, az alábbi lépésekkel hozzáadhatja az Automatikus mentést a gyorselérési eszköztárhoz:

1. Kattintson a Gyorselérési eszköztár testreszabása ikonra
2. Kattintson az Automatikus mentés lehetőségre

Ha nem látja az „Automatikus mentés” opciót a legördülő menüben, kattintson a Továbbiak parancsra, és az Excel beállításai párbeszédpanelen adja hozzá az automatikus mentés opciót a QAT-hoz.

Probléma az automatikus mentéssel (Mentés másként, másolat mentése)

Ha engedélyezi az automatikus mentést, és elmenti a fájlt a OneDrive -ba vagy a SharePointba, észre fogja venni, hogy már nem látja a „Mentés másként” lehetőséget. Ehelyett a „Másolat mentése” lehetőséget látja (erről bővebben itt)

Ha az automatikus mentés engedélyezve van, és a munkáját néhány másodpercenként menti, akkor nem lesz lehetséges bizonyos módosítások végrehajtása és új fájlként történő mentése.

Például, ha egy régi fájllal kezdi, dolgozik rajta 20 percig, és mentse el a másolatot, akkor a régi fájl és az új fájl is megjelenik a 20 perces legújabb munkával. Ez azonban nem lehetséges, ha az AutoSave engedélyezve van, és néhány másodpercenként menti a munkáját.

Ezért van most a "Másolat mentése'Opciót, amellyel másolatot hozhat létre, majd elvégezheti a módosításokat.

Ha az Excel -fájlok nem a OneDrive -on vagy a SharePointon vannak, továbbra is megjelenik a „Mentés másként” lehetőség.

Harmadik féltől származó eszközök, például a DropBox vagy a Google Drive használata

Az Excel fájlok verzióelőzmény -beállításait is megkaphatja olyan tárolási lehetőségekkel, mint a Dropbox és a Google Drive.

Ezek az eszközök egyszerűen ellenőrzik, hogy történt -e változás a fájlban, és mentse az előző verziót. Ezután visszatérhet ezekhez a verziókhoz, ha akarja.

A harmadik féltől származó eszközök használatának egyik előnye, hogy könnyen együttműködhet azokkal, akik nem használják a OneDrive-ot.

Mivel sokan általában a Google Drive -ot és a Dropboxot részesítik előnyben a OneDrive -nel szemben, ez segít, ha olyan csapatokkal/ügyfelekkel dolgozik, akik használják ezeket a lehetőségeket.

Az egyetlen figyelmeztetés annak biztosítása, hogy ne tároljon bizalmas adatokat ezeken a felhőtárolási szolgáltatásokon.

Fájl automatikus mentése bezárás előtt a VBA használatával

Az AutoSave egy lenyűgöző funkció, és nagyon stresszmentessé teszi az Excel -sel való munkát - tudva, hogy az adatok nem vesznek el.

Abban az esetben, ha nem rendelkezik Office 365 -tel (ami azt jelenti, hogy nem rendelkezik az AutoSave funkcióval is), akkor az Excel automatikus helyreállítási funkciójára kell hagyatkoznia.

Egy másik lehetőség, hogy használ egy egyszerű VBA -kódot, amely biztosítja, hogy a fájl mentésre kerül, mielőtt bezárja. Ez biztosítja, hogy ne veszítse el munkáját, mert a fájl mentése előtt bezárta a fájlt.

Megjegyzés: Ennek használata csak akkor lenne értelme, ha nem használja az Office 365 -öt OneDrive vagy SharePoint szolgáltatással. Ha igen, akkor bármikor visszatérhet a korábbi verziókhoz, és a fájlok mindenesetre automatikusan mentésre kerülnek.

Az alábbiakban bemutatjuk a lépéseket a VBA használatával egy fájl mentéséhez a munkafüzet bezárása előtt:

1. Zárás előtt nyissa meg azt a munkafüzetet, amelyen engedélyezni szeretné a VBA -kód mentését.
2. Tartsa lenyomva az ALT billentyűt, és nyomja meg az F11 billentyűt (vagy a Command + Option + F11 billentyűkombinációt Mac számítógépen). Ez megnyitja a VB szerkesztőt.
3. Kattintson duplán a ThisWorkbook objektumra (ahhoz a fájlhoz, amelyhez hozzá szeretné adni ezt a kódot) a Project Explorerben
4. Másolja és illessze be az alábbi kódot a ThisWorkbook kód ablakába:

   Privát almunkafüzet_BeforeClose (Mégse logikai értékkel) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Zárja be a VB szerkesztőt

Most, amikor bármilyen változás történik a munkafüzetben, és a mentés előtt bezárja, először ezt a kódot futtatja (mivel ez egy VBA -esemény, amely egy esemény alapján fut - ami ebben az esetben a munkafüzet zárása). Ez a kód először menti a munkafüzetet, majd bezárja.

Ha korábban nem mentette el a fájlt, akkor megjelenik egy felszólítás, amely arra kéri, hogy adja meg a fájl mentésének helyét.

Ha nem szeretné felülírni a meglévő fájlt, módosíthatja a kódot úgy, hogy az időbélyeggel mentse a fájlt. Így munkája nem vész el, és visszatérhet egy korábbi verzióhoz is.

Az alábbiakban látható a VBA kód, amely a fájlt a dátummal és időbélyegzővel menti a fájlnévben:

Privát almunkafüzet_BeforeClose (Mégse, mint Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Most, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs időbélyegző és wbnév

Ezzel az új fájlt időbélyeggel menti a névre ugyanazon a helyen, ahol a régi fájlt menti. Ha azt szeretné, hogy a fájl egy adott mappába kerüljön, akkor ezt a helyet a kódban adhatja meg.

Tehát ennyit kell tudnia az Automatikus mentés Excelben való engedélyezéséről és hatékony használatáról. Ha pedig nem használja az Office 365 -öt, és így nem rendelkezik automatikus mentéssel, akkor is konfigurálhatja az automatikus helyreállítási beállításokat, és helyreállíthatja a nem mentett fájlokat. Ezenkívül a VBA kóddal ellenőrizheti, hogy a fájlok automatikusan másolatként kerülnek -e mentésre, amikor bezárja azt.

Remélem, hasznosnak találta ezt az oktatóanyagot!