A változások nyomon követésének engedélyezése és használata az Excelben

Videó megtekintése - Hogyan lehet követni a változásokat az Excelben

Ha olyan Excel -fájlokkal dolgozik, amelyeket frissíteni vagy másoknak felül kell vizsgálni, akkor hasznos lehet a változások követésének lehetősége.

Akkor is használhatja, ha frissít egy fájlt, és nyomon kell követnie az összes módosítást, amelyet maga végez. Ez hasznos lehet, ha később újra megnézi.

Ebben az oktatóanyagban megmutatom, hogyan követheti nyomon az Excel változásait.

A változások nyomon követésének engedélyezése az Excel szolgáltatásban

Alapértelmezés szerint ez a funkció le van tiltva az Excelben.

Az alábbi lépésekkel engedélyezheti a változások követését az Excelben:

• Lépjen az Áttekintés fülre.
• A Változások csoportban kattintson a Változások nyomon követése lehetőségre, és válassza a Változások kiemelése lehetőséget.
• A Változások kiemelése párbeszédpanelen jelölje be a „Változások nyomon követése szerkesztés közben” lehetőséget. Ez is megosztja a munkafüzetet ”. Megadhatja a „Mikor”, a „Ki” és a „Hol” opciókat is. Ebben az oktatóanyagban az alapértelmezett beállításokkal megyek.
• Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések lehetővé teszik a „Változások nyomon követése” lehetőséget az Excelben, és most kiemeli a munkafüzeten végrehajtott változtatásokat.

Megjegyzés: Ahhoz, hogy ez az opció működjön, a munkafüzetet el kell mentenie a rendszerre vagy a hálózati meghajtóra. Ha a fájlt nem mentette el, először a „Változások nyomon követése” opció engedélyezése előtt kéri, hogy mentse el. Ha a fájl már el van mentve, akkor is elmenti, mielőtt engedélyezi a követést.

Hogyan működik a „Változások nyomon követése” az Excelben?

Miután engedélyezte a követést, amikor Ön vagy bárki, aki hozzáfér a munkafüzethez, bármilyen módosítást végez rajta, kék szegéllyel lesz kiemelve, és egy kis kék háromszög jelenik meg a cella bal felső sarkában. Ez hasonló ahhoz a piros háromszöghöz, amelyet megjegyzés cellába való beszúrásakor lát.

Például az alábbiakban van egy dummy projekttervem, és módosításokat hajtottam végre a B oszlopban (B4 és B6 cella).

Ha a kurzort a változást tartalmazó cella fölé viszi, akkor megjelenik egy üzenet, amely meghatározza, hogy mi a módosítás, ki végezte el a módosítást és mikor történt.

Ne feledje, hogy ha a „változások nyomon követése” opció engedélyezve van az Excelben, a munkafüzet megosztásra kerül, és egyes funkciók automatikusan letiltásra kerülnek. Például nem tudja védeni a lapot, ha a „nyomon követett változások” be vannak kapcsolva. Észre fogja venni, hogy a szalag néhány lehetősége szürkén jelenik meg.

Az összes változás listájának megszerzése

Ha olyan munkafüzete van, amelyen sok módosítás történt, érdemes lehet külön listát kapni az összes módosításról.

Az alábbi lépésekkel kaphatja meg az összes változás listáját egy új munkalapon:

• Mentse el a munkafüzetet, hogy a végrehajtott módosítások is mentésre kerüljenek.
• Lépjen az Áttekintés fülre.
• A Változások csoportban kattintson a Változások nyomon követése lehetőségre, és válassza a Változások kiemelése lehetőséget.
• A „Változások kiemelése” párbeszédpanelen jelölje be a „Módosítások listázása új lapon” lehetőséget. A „Mikor” opcióban megadhatja, hogy az összes módosítást vagy módosítást szeretné -e ellenőrizni, vagy „az utolsó mentés óta történt változtatásokat”.
• Kattintson az OK gombra.

Ezzel azonnal létrehoz egy új munkalapot, amely felsorolja az összes módosítást.

Változások elfogadása/elutasítása

A módosítások végrehajtásakor ezek nem véglegesek, amíg nem vizsgálja felül ezeket. Ez akkor lehet hasznos, ha kollégájától/főnökétől/ügyfelétől megkapta az áttekintett fájlt, és el kell döntenie, hogy milyen módosításokat kell megőrizni, és melyeket kell elutasítani.

Az alábbi lépésekkel fogadhatja el/utasíthatja el a módosításokat az Excel programban:

• Lépjen az Áttekintés fülre.
• A Változások csoportban kattintson a „Változások nyomon követése” elemre, és válassza a „Változások elfogadása/elutasítása” lehetőséget.
• Az „Elfogadandó vagy elutasítandó változtatások kiválasztása” párbeszédpanelen adja meg a Mikor, Ki és Hol opciókat.
  • A „Mikor” mezőben kiválaszthatja az összes módosítást, amelyet még nem ellenőriztek, vagy megadhat egy dátumot.
  • A „Ki” részben kiválaszthatja, hogy kinek a módosításait szeretné megtekinteni.
  • A „Hol” mezőben kiválaszthatja azt a cellatartományt, amelyben át szeretné tekinteni a módosításokat.
• Kattintson az OK gombra. Ezzel megnyílik a „Módosítások elfogadása vagy elutasítása” párbeszédpanel.
• A „Változtatások elfogadása vagy elutasítása” párbeszédpanelen egyesével elfogadhatja a módosításokat, vagy egyszerre elfogadhat/elutasíthat minden módosítást.

Ha elutasít egy módosítást, az visszaáll az eredeti értékre.

Ne feledje, hogy amikor elfogadja a módosítást, nem vonhatja vissza.

A változások követésének letiltása az Excelben

A munka befejezése után letilthatja a nyomon követési funkciót az Excelben. Ez eltávolítja a meglévő kék mezőt a cellákban, és leállítja a további változások követését.

Az alábbi lépésekkel letilthatja a „változások nyomon követését” az Excelben:

• Lépjen az Áttekintés fülre.
• A Változások csoportban kattintson a „Változások nyomon követése” elemre, és válassza a „Módosítások kiemelése” lehetőséget.
• A „Változások kiemelése” párbeszédpanelen törölje a jelölést a „Változások nyomon követése szerkesztés közben” lehetőség mellett. Ez is megosztja a munkafüzetet ”.
• Kattintson az OK gombra.
• Látni fogja a kérést, amint az alább látható. Kattintson az Igen gombra.

Különbség a megjegyzések és a változások nyomon követése között

Sokan szívesebben írnak megjegyzéseket, miközben áttekintik mások munkáját az Excelben.

Íme a főbb különbségek a „megjegyzések” és a „változások nyomon követése” funkciók között:

• Nem kell szerkesztenie egy cella tartalmát ahhoz, hogy megjegyzést írhasson. A változások nyomon követése viszont megjegyzést illesztene be, amikor a cellában bármilyen változás történik.
• A megjegyzések hozzáadása kézi folyamat, míg a nyomon követett változtatások engedélyezése esetén automatikusan rögzítenek mindent, ami a munkalapon történik.
• Nem kaphat külön listát az összes megjegyzésről egy munkalapon (kivéve, ha az itt látható VBA -t használja), miközben a nyomkövetési funkcióval egyetlen kattintással beszerezheti.
• Amikor engedélyezi a nyomon követett módosításokat az Excelben, egyes funkciók le vannak tiltva. A megjegyzéseknél ez nem így van.

A következő oktatóanyagok is tetszhetnek:

• A helyesírás -ellenőrzés használata Excelben.
• Beviteli üzenet használata az Excelben az üzenet megjelenítéséhez, ha egy cella van kiválasztva.