RENDELÉS Excelben (sorok, oszlopok, színek, dátumok és számok szerint)

Az adatok rendezése az Excelben meglehetősen egyszerűvé vált az összes beépített lehetőséggel.

Könnyedén rendezheti adatait ábécé sorrendben, a cellák értéke vagy a cella és a betűtípus színe alapján.

Többszintű oszloprendezést is végezhet (azaz az A oszlop, majd a B oszlop szerinti rendezést), valamint sorokat (balról jobbra).

És ha ez nem lenne elég, az Excel lehetővé teszi saját egyéni listák létrehozását és ezek alapján történő rendezését is (milyen klassz). Így rendezheti az adatokat az ingméret (XL, L, M, S) vagy a válaszok (erősen egyetértek, egyetértek, nem értek egyet) vagy intenzitás (magas, közepes, alacsony) alapján

Lényeg: túl sok válogatási lehetőség áll rendelkezésére, amikor Excel -sel dolgozik.

És ebben a hatalmas, részletes oktatóanyagban megmutatom ezeket a válogatási lehetőségeket és néhány jó példát, ahol ezek hasznosak lehetnek.

Mivel ez egy hatalmas oktatóanyag, sok témával, az alábbiakban tartalomjegyzéket adok. Rákattinthat bármelyik témára, és azonnal oda vezet.

A rendezési lehetőségek elérése az Excelben

Mivel a rendezés olyan gyakori dolog, amelyre szükség van az adatokkal való munka során, az Excel számos módot kínál a rendezési lehetőségek eléréséhez.

Rendezési gombok a szalagon

A rendezési lehetőségek elérésének leggyorsabb módja a szalagokban található rendezési gombok használata.

Ha rákattint a szalag Adatok lapjára, megjelenik a „Rendezés és szűrés” lehetőségek. A csoport bal oldalán található három gomb az adatok rendezésére szolgál.

A két kis gomb lehetővé teszi az adatok rendezését, amint rákattint.

Például, ha rendelkezik nevek adathalmazával, akkor egyszerűen válassza ki a teljes adatkészletet, és kattintson a két gomb bármelyikére az adatok rendezéséhez. Az A -tól Z -ig sorba rendezi az adatokat betűrendben a legalacsonyabbtól a legmagasabbig, a Z -től A -ig pedig az adatokat a legmagasabbtól a legalacsonyabbig.

Ez a gomb számokkal, dátumokkal vagy időpontokkal is működik.

Személy szerint én soha nem használom ezeket a gombokat, mivel ezeknek a lehetőségei korlátozottak, és ezek használatakor nagyobb a hibalehetőség. De ha gyors rendezésre van szüksége (ahol nincsenek üres cellák az adatkészletben), akkor ez gyors módja lehet.

Rendezés párbeszédpanel

A szalag Adatok lapján van egy másik Rendezés gomb ikon a rendezési csoporton belül.

Ha rákattint erre a Rendezés gomb ikonra, megnyílik a rendezés párbeszédpanel (az alábbiak szerint).

A rendezés párbeszédpanel a legteljesebb megoldás az Excel rendezésére. Ezen a párbeszédpanelen érheti el a rendezéshez kapcsolódó összes opciót.

A rendezési lehetőségek egyéb módszerei korlátozottak, és nem kínálnak teljes funkcionalitást.

Ez az oka annak, hogy mindig szívesebben használom a párbeszédpanelt, amikor Excelben kell rendeznem.

A legfontosabb ok az, hogy inkább a párbeszédpanel használatakor kisebb az esélye annak, hogy téved. Minden jól felépített és meg van jelölve (ellentétben a szalag gombjaival, ahol összezavarodhat, melyiket használja).

Ebben az oktatóanyagban engem leginkább a párbeszédpanel segítségével talál az adatok rendezéséhez. Ez azért is van, mert bizonyos részek, amelyeket bizonyos szakaszokban lefedek (például többszintű rendezés vagy balról jobbra történő rendezés), csak a párbeszédpanel segítségével hajthatók végre.Billentyűparancs - Ha gyakran kell rendezni az adatokat az Excelben, javaslom, hogy tanulja meg a billentyűparancsot a rendezés párbeszédpanel megnyitásához. Az ALT + A + S + S

Rendezési lehetőségek a Szűrő menüben

Ha szűrőket alkalmazott az adatkészlethez, akkor a szűrési beállításokkal együtt megtalálhatja a rendezési lehetőségeket is. Szűrő alkalmazható az adatkészlet bármely cellájának kiválasztásával, az Adatok fülre kattintva, majd a Szűrő ikonra kattintva.

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel, és alkalmazza a szűrőt.

Ha bármely oszlop szűrő ikonjára kattint (ez a kis lefelé mutató háromszög ikon az oszlopfejléc jobb oldalán), akkor ott is megjelenik néhány rendezési lehetőség.

Vegye figyelembe, hogy ezek a rendezési lehetőségek az oszlopban lévő adatok alapján változnak. Tehát ha van szövege, akkor megmutatja az A -tól Z -ig, vagy Z -től A -ig történő rendezés lehetőségét, de ha számokkal rendelkezik, akkor a legnagyobbtól a legkisebbig vagy a legkisebbtől a legnagyobbig rendezési lehetőségeket mutatja.

Kattintson a jobb gombbal a beállításokra

A párbeszédpanelen kívül a jobb egérgombbal is más módszereket szoktam használni (ráadásul szupergyors, mivel csak két kattintás szükséges).

Ha van egy adatkészlete, amelyet rendezni szeretne, kattintson a jobb gombbal bármelyik cellára, és megjelenik a rendezési lehetőségek.

Ne feledje, hogy olyan beállításokat lát, amelyeket nem lát a szalagon vagy a Szűrőbeállításokban. Bár létezik a szokásos érték szerinti rendezés és egyéni rendezési lehetőség (amely megnyitja a Rendezés párbeszédpanelt), olyan beállításokat is láthat, mint a Kiválasztott cellaszín/betűszín/formázás ikon felhelyezése a tetején.

Ezt az opciót nagyon hasznosnak találom, mivel lehetővé teszi, hogy gyorsan összegyűjtsem az összes színes cellát (vagy más betűszínnel rendelkező cellákat) a tetején. Gyakran megvannak a havi költségadatok, amelyeket átnézek, és manuálisan kiemelek néhány cellát. Ezt az opciót használva gyorsan összehozhatom ezeket a cellákat a tetején.

Most, hogy áttekintettem az Excel rendezési lehetőségeinek elérésének minden módját, nézzük meg, hogyan lehet ezeket használni az adatok rendezéséhez különböző forgatókönyvekben.

Adatok rendezése Excelben (szöveg, számok, dátumok)

Ellentmondás: A rendezés a legtöbb esetben akkor is működik, ha egyetlen cellát választ ki az adatkészletből. De bizonyos esetekben problémákat okozhat (ha üres cellák/sorok/oszlopok vannak az adatkészletben). Az adatok rendezésekor a legjobb, ha kiválasztja a teljes adathalmazt, majd rendezi azt - csak a problémák elkerülése érdekében.

A rendelkezésre álló adatok típusa alapján használhatja az Excel rendezési lehetőségeit.

Rendezés szöveg szerint

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel, és ezeket a rekordokat a tanuló neve alapján ábécé sorrendben szeretné rendezni.

Az alábbiakban bemutatjuk a szöveges adatok ábécé sorrendbe rendezésének lépéseit:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a Rendezés ikonra. Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az adataim fejléce van -e kiválasztva. Ha az adatai nem rendelkeznek fejlécekkel, akkor törölje a jelölést.
5. A „Rendezés” legördülő menüben válassza a „Név” lehetőséget
6. A „Rendezés be” legördülő menüben ellenőrizze, hogy a „Cellaértékek” van-e kiválasztva
7. A Rendelés legördülő menüben válassza az A-Z lehetőséget
8. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések rendezik a teljes adatkészletet, és az eredményt az alábbiak szerint adják meg.

Miért nem használja a szalag gombjait?

A fenti módszer az adatok Excelben történő rendezésére sok lépésnek tűnhet, összehasonlítva a szalagon lévő rendezés ikonra.

És ez igaz.

A fenti módszer hosszabb, de van semmi esély a hibára.

Amikor a szalagon található rendezési gombokat használja, néhány dolog rosszul fordulhat elő (és ezt nehéz lehet észrevenni, ha nagy adathalmaza van.

Míg ebben az oktatóanyagban a gombok használatának hátrányait tárgyalom, hadd mutassam meg gyorsan, mi történhet rosszul.

Az alábbi példában, mivel az Excel nem ismeri fel a fejlécsort, a teljes adatkészletet rendeli, beleértve a fejlécet is.

Ez a probléma elkerülhető a rendezés párbeszédpanelen, mivel kifejezetten lehetőséget ad annak megadására, hogy az adatai fejlécekkel rendelkeznek -e vagy sem.

Mivel a Rendezés párbeszédpanel használata kiküszöböli a hibalehetőségeket, azt javaslom, hogy ezt használja az Excel összes többi rendezési módja helyett

Rendezés számok szerint

Feltételezem, hogy már megismerte a szövegválogatás működését (a jelen szakasz felett).

A többi rendezéstípus (például számok, dátumok vagy szín alapján) majdnem ugyanazokat a lépéseket fogja használni kisebb eltérésekkel.

Tegyük fel, hogy rendelkezik egy adathalmazzal az alábbiak szerint, és ezeket az adatokat az egyes tanulók által elért pontszámok alapján szeretné rendezni.

Az alábbiakban bemutatjuk az adatok szám szerinti rendezésének lépéseit:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a Rendezés ikonra. Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az adataim fejléce van -e kiválasztva. Ha az adatai nem rendelkeznek fejlécekkel, akkor törölje a jelölést.
5. A „Rendezés” legördülő menüben válassza a „Név” lehetőséget
6. A „Rendezés be” legördülő menüben ellenőrizze, hogy a „Cellaértékek” van-e kiválasztva
7. A Rendelés legördülő menüben válassza a „Legnagyobbtól a legkisebbig” lehetőséget
8. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések rendezik a teljes adatkészletet, és az eredményt az alábbiak szerint adják meg.

Rendezés dátum/idő szerint

Bár a dátum és az idő másnak tűnhet, nem más, mint számok.

Például az Excel programban a 44196 szám lenne a 2021–2022 december 31-i dátum értéke. Ezt a számot formázhatja úgy, hogy dátumnak tűnjön, de az Excel hátsó rendszerében továbbra is szám marad.

Ez lehetővé teszi a dátumok számként való kezelését is. Tehát hozzáadhat 10 -et egy dátummal rendelkező cellához, és ez megadja a dátum számát 10 nappal később.

És ugyanez vonatkozik az Excelben töltött időre is.

Például a 44196,125 szám 2021–2022 december 31-én hajnali 3 órát jelent. Míg a szám egész része egy egész napot jelent, a tizedes rész megadja az időt.

És mivel a dátum és az idő is számok, rendezheti ezeket, mint a számokat.

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel, és ezeket az adatokat a projekt benyújtásának dátuma alapján szeretné rendezni.

Az alábbi lépések szerint rendezheti ezeket az adatokat a dátumok alapján:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a Rendezés ikonra. Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az adataim fejléce van -e kiválasztva. Ha az adatai nem rendelkeznek fejlécekkel, akkor törölje a jelölést.
5. A „Rendezés” legördülő menüben válassza a „Beküldés dátuma” lehetőséget
6. A „Rendezés be” legördülő menüben ellenőrizze, hogy a „Cellaértékek” van-e kiválasztva
7. A Rendelés legördülő menüben válassza a „Régitől a legújabbig” lehetőséget
8. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések rendezik a teljes adatkészletet, és az eredményt az alábbiak szerint adják meg.

Ne feledje, hogy bár a dátum és az idő számok, az Excel továbbra is felismerte, hogy ezek megjelenítése eltérő. Tehát amikor dátum szerint rendez, akkor a „legrégebbtől a legújabbig” és a „legújabbtól a legrégebbiig” rendezési feltételeket jeleníti meg, de számok használatakor a „legnagyobbtól a legkisebbig” vagy a „legkisebbtől a legnagyobbig”. Az ilyen apróságok miatt az Excel fantasztikus táblázatkezelő eszköz (PS: A Google Táblázatok nem mutat ennyi részletet, csak az A-Z vagy Z-A rendezés)

Rendezés cellaszín / betűszín szerint

Ez a lehetőség elképesztő, és folyamatosan használom (talán egy kicsit túl sokat).

Gyakran rendelkezem adathalmazokkal, amelyeket manuálisan elemzek, és közben kiemelem a cellákat. Például végigolvastam a blogon található cikkek listáját (amely egy Excel -lapon található), és kiemeltem azokat, amelyeken javítanom kell.

És ha elkészültem, gyorsan rendezhetem ezeket az adatokat a cella színei alapján. Ez segít abban, hogy ezeket a kiemelt cellákat/sorokat összehozzam a tetején.

A fantasztikum kedvéért pedig több szín alapján is válogathat. Tehát ha kiemelem a cikkelyeket cikknevekkel, amelyek azonnali figyelmet igényelnek, pirossal, és néhányat, amelyekkel később sárgával lehet foglalkozni, akkor az adatokat úgy rendezhetem, hogy az összes piros sor először a sárga legyen.

Ha többet szeretne megtudni, nemrég írtam ezt a cikket a több szín alapján történő válogatásról. Ebben a részben gyorsan megmutatom, hogyan kell csak egy szín alapján rendezni

Tegyük fel, hogy rendelkezik egy adatkészlettel, amint az alább látható, és szín szerint szeretné rendezni, és az összes vörösvérsejtet a tetején szeretné megjeleníteni.

Az alábbiakban bemutatjuk a szín szerinti rendezés lépéseit:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a Rendezés ikonra. Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az adataim fejléce van -e kiválasztva. Ha az adatai nem rendelkeznek fejlécekkel, akkor törölje a jelölést.
5. A „Rendezés” legördülő menüben válassza a „Beküldés dátuma” lehetőséget (vagy bármely oszlopot, ahol a színes cellák találhatók). Mivel ebben a példában az összes oszlopban vannak színes cellák, bármelyiket választhatja.
6. A „Rendezés be” legördülő menüben válassza a „Cella színe” lehetőséget.
7. A Rendelés legördülő menüben válassza ki a színt, amellyel rendezni szeretné. Abban az esetben, ha több cellaszín is szerepel az adatkészletben, akkor itt minden szín megjelenik
8. Az utolsó legördülő menüben válassza az „On Top” lehetőséget. Itt adhatja meg, hogy a színes cellák az adathalmaz tetején vagy alján legyenek.
9. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések szín szerint rendezik az adatkészletet, és az alábbi módon kapja meg az eredményt.

Ahogy ezeket az adatokat a cella színe alapján rendeztük, a betűtípus színe és a feltételes formázási ikon alapján is megteheti.

Többszintű adatrendezés

A valóságban az adatkészletek ritkán olyan egyszerűek, mint amit ebben az oktatóanyagban használok.

A tiéd több ezer sorra és több száz oszlopra terjedhet ki.

És ha ilyen nagy az adathalmaza, több adatszeletre és kockára is szükség van. A többszintű adatok rendezése az egyik dolog, amire szüksége lehet, ha nagy adathalmaza van.

A többszintű adatok rendezése azt jelenti, hogy az adatkészletet az egyik oszlop értékei alapján rendezheti, majd újra rendezheti egy másik oszlop (ok) értékei alapján.

Tegyük fel például, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel, és két kritérium alapján szeretné rendezni ezeket az adatokat:

1. A régió
2. Az eladások

A fenti két kritérium alapján végzett rendezés kimenete adathalmazt ad az alábbiak szerint.

A fenti példában az adatok először a régiók szerint vannak rendezve, majd minden régión belül, az adatok pedig az értékesítési érték szerint vannak rendezve.

Ez gyorsan lehetővé teszi számunkra, hogy lássuk, mely értékesítési képviselők teljesítenek jól az egyes régiókban, vagy melyek rosszul.

Az alábbiakban az adatok több oszlop alapján történő rendezésének lépései találhatók:

1. Válassza ki a teljes adathalmazt, amelyet rendezni szeretne.
2. Kattintson az Adatok fülre.
3. Kattintson a Rendezés ikonra (az alább látható). Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az adataim fejléce van -e kiválasztva. Ha az adatai nem rendelkeznek fejlécekkel, akkor törölje a jelölést.
5. A Rendezés párbeszédpanel mezőben végezze el a következő beállításokat
   • Rendezés (oszlop): Régió (ez a rendezés első szintje)
   • Rendezés be: cellaértékek
   • Rendelés: A -tól Z -ig
6. Kattintson a Szint hozzáadása gombra (ez újabb rendezési lehetőségek szintjét adja hozzá).
7. A rendezés második szintjén válassza ki a következőket:
   • Aztán (oszlop): Értékesítés
   • Rendezés be: Értékek
   • Sorrend: a legnagyobbtól a legkisebbig
8. Kattintson az OK gombra

Profi tipp: A Rendezés párbeszédpanel rendelkezik a „Másolási szint” funkcióval. Ez gyorsan másolja a kiválasztott rendezési szintet, majd könnyedén módosíthatja. Jó tudni a funkciót, és végül időt takaríthat meg, ha több oszlop alapján kell rendeznie.

Az alábbiakban egy videó látható, amely bemutatja, hogyan kell többszintű rendezést végezni Excelben:

Rendezés egyéni lista alapján

Bár az Excel rendelkezik néhány közös rendezési feltétellel (például ábécé szerinti rendezés szöveggel, a legkisebbtől a legnagyobbig vagy a legnagyobbtól a legkisebbig számokkal, a legrégebbitől a legújabbig vagy a legújabbtól a legrégebbiig dátummal), lehet, hogy ez nem elegendő.

Példaként tegyük fel, hogy rendelkezem a következő adatkészlettel:

Ha most a régió alapján rendezem betűrendben, két lehetőség közül választhatok - A -tól Z -ig vagy Z -től A -ig. Az alábbiakban azt kapom, ha ezeket az adatokat AB -betű szerint rendezem A -tól Z -ig a régió oszlop segítségével.

De mi van, ha azt akarom, hogy ez a sorrend kelet, nyugat, észak, dél legyen?

A rendezés után természetesen átrendezheti az adatokat, de ez nem a hatékony módszer.

Ennek helyes módja az egyéni listák használata.

Az egyéni lista olyan lista, amelyet az Excel lehetővé tesz a beépített listákhoz hasonlóan (például hónap- vagy hétköznapnevek) létrehozásához, majd használatához. Miután létrehozott egy egyéni listát, használhatja azt olyan funkciókban, mint az adatok rendezése vagy a kitöltési fogantyú.

Néhány példa, ahol az egyéni listák hasznosak lehetnek:

• Az adatok rendezése a régió/város neve alapján
• Rendezés pólóméret alapján - kicsi, közepes, nagy, extra nagy
• Rendezés a felmérés válaszai alapján - Teljesen egyetértek, egyetértek, semleges, nem értek egyet
• Rendezés valószínűség alapján - magas, közepes, alacsony

Az egyéni feltételek alapján történő rendezés első lépése az egyéni lista létrehozása.

Az egyéni lista létrehozásának lépései Excelben:

1. Kattintson a Fájl fülre
2. Kattintson a Beállítások lehetőségre
3. Az Excel beállításai párbeszédpanelen válassza a „Speciális” lehetőséget a bal oldali panel listájából.
4. A Speciális kiválasztott területen görgessen lefelé, és válassza az „Egyéni lista szerkesztése” lehetőséget.
5. Az Egyéni listák párbeszédpanelen írja be a feltételeit a Listabejegyzések mezőbe. Írja be kritériumait vesszővel elválasztva (kelet, nyugat, észak, dél) [a feltételeket is importálhatja, ha szerepel a listában].
6. Kattintson a Hozzáadás gombra
7. Kattintson az OK gombra

A fenti lépések elvégzése után az Excel létrehoz és tárol egy egyéni listát, amelyet felhasználhat az adatok rendezéséhez.

Ne feledje, hogy az egyéni lista elemeinek sorrendje határozza meg a lista rendezésének módját.

Ha egyéni listát hoz létre egy Excel -munkafüzetben, az a rendszer összes munkafüzete számára elérhetővé válik. Tehát csak egyszer kell létrehoznia, és újra felhasználhatja az összes munkafüzetben.

A rendezés lépései egyéni lista használatával

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel, és a régiók alapján szeretné rendezni (a rendezés sorrendje kelet, nyugat, észak és dél)

Mivel már készítettünk egy egyéni listát, felhasználhatjuk adataink rendezésére.

Az alábbi lépésekkel rendezheti az adatkészletet egyéni lista használatával:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a Rendezés ikonra. Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az adataim fejléce van -e kiválasztva. Ha az adatai nem rendelkeznek fejlécekkel, akkor törölje a jelölést.
5. A „Rendezés” legördülő menüben válassza a „Régió” lehetőséget (vagy bármely oszlopot, ahol a színes cellák találhatók)
6. A „Rendezés be” legördülő menüben válassza a „Cellaértékek” lehetőséget.
7. A Rendelés legördülő menüben válassza az „Egyéni lista” lehetőséget. Amint rákattint, megnyílik az Egyéni listák párbeszédpanel.
8. Az Egyéni listák párbeszédpanelen válassza ki a bal oldali ablaktáblában már létrehozott egyéni listát.
9. Kattintson az OK gombra. Miután ezt megtette, a rendezési sorrend legördülő mezőben látni fogja az egyéni rendezési feltételeket
10. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések rendezik az adatkészletet az egyéni rendezési feltételek alapján.

Megjegyzés: Az adatok rendezéséhez nem szükséges előre egyéni listát létrehoznia. A Rendezés párbeszédpanelen is létrehozhatja. Ha az Egyéni lista elemre kattint (a fenti 7. lépésben), megnyílik az egyéni lista párbeszédpanel. Ott is létrehozhat egyéni listát.

Az egyéni listák nem különböztetik meg a kis- és nagybetűket. Ha kis- és nagybetűket megkülönböztető rendezést szeretne végezni, tekintse meg ezt a példát.

Rendezés balról jobbra

Míg a legtöbb esetben valószínűleg az oszlop értékei alapján fog rendezni, néha előfordulhat, hogy a sor értékei alapján is rendeznie kell.

Például az alábbi adatkészletben a Régió sor értékei alapján szeretném rendezni.

Bár az ilyen típusú adatstruktúra nem olyan gyakori, mint az oszlopos adatok, még mindig sok embert láttam ilyen konstrukcióval dolgozni.

Az Excel beépített funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi a balról jobbra történő rendezést.

Az alábbiakban bemutatjuk az adatok balról jobbra történő rendezésének lépéseit:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet (kivéve a fejléceket)
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a Rendezés ikonra. Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen kattintson a Beállítások gombra.
5. A Rendezési beállítások párbeszédpanelen válassza a „Rendezés balról jobbra” lehetőséget
6. Kattintson az OK gombra.
7. A „Rendezés” legördülő menüben válassza az 1. sort. Ezzel meghatározzuk, hogy a rendezést az 1. sor értékei alapján kell elvégezni
8. A „Rendezés be” legördülő menüben válassza a „Cellaértékek” lehetőséget.
9. A Rendelés legördülő menüben válassza az A-Z lehetőséget (ha kívánja, egyéni rendezési listát is használhat)
10. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések balról jobbra rendezik az adatokat az 1. sor értékei alapján.

Az Excel nem ismeri fel (vagy nem is engedi megadni) a fejléceket, amikor balról jobbra rendez. Tehát meg kell győződnie arról, hogy a fejléc cellái nincsenek kiválasztva az adatok rendezésekor. Ha a fejlécek celláit is kijelöli, akkor a benne lévő érték alapján lesz rendezve.

Megjegyzés: Az adatok jobbról balra történő rendezésének másik módja lehet az adatok transzponálása és oszlopos formában történő megszerzése. Ha megvan, használhatja az eddig tárgyalt válogatási módszerek bármelyikét. A rendezés befejezése után másolja a kapott adatokat, és illessze be transzponált adatként.

Az alábbiakban egy videó látható, ahol megmutatom, hogyan rendezheti az adatokat balról jobbra az Excelben

Kis- és nagybetűk érzékeny rendezése Excelben

Eddig az összes fenti példában a válogatás esettől független volt.

De mi van akkor, ha a kis- és nagybetűket érzékenyné szeretné tenni.

Szerencsére az Excel lehetővé teszi, hogy megadja, hogy a rendezést kis- és nagybetűk között meg kell-e különböztetni.

Megjegyzés: Bár legtöbbször nem kell aggódnia a kis- és nagybetűket megkülönböztető rendezés miatt, ez hasznos lehet, ha adatait egy adatbázisból (például a Salesforce) szerezi be, vagy manuálisan összegyűjti az adatokat, és különböző személyek írják be ugyanazt a szöveget különböző esetek. A kis- és nagybetűk megkülönböztetése lehetővé teszi, hogy ugyanazon személy/adatbázis összes rekordját együtt tartsa.

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel, és ezeket az adatokat a régió oszlop alapján szeretné rendezni:

Az alábbiakban az adatok ábécé szerinti rendezésének, valamint a kis- és nagybetűk megkülönböztetésének lépései találhatók:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a Rendezés ikonra. Ezzel megnyílik a Rendezés párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az adataim fejléce van -e kiválasztva. Ha az adatai nem rendelkeznek fejlécekkel, akkor törölje a jelölést.
5. Kattintson a Beállítások gombra
6. A Rendezési beállítások párbeszédpanelen jelölje be a „Kis- és nagybetűk megkülönböztetése” opciót
7. Kattintson az OK gombra.
8. A „Rendezés” legördülő menüben válassza a „Régió” lehetőséget
9. A „Rendezés be” legördülő menüben válassza a „Cellaértékek” lehetőséget.
10. A sorrend legördülő menüben válassza az A-tól Z-ig lehetőséget
11. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések nem csak a régió alapján betűrendbe rendeznék az adatokat, hanem a kis- és nagybetűket is megkülönböztetnék.

A kapott adatokat az alábbiak szerint kapja meg:

Amikor A -tól Z -ig rendez, a kisbetűs szöveg a nagybetűs szöveg fölé kerül.

Az eredeti rendezés megszerzése

Gyakran előfordul, hogy amikor Excelben rendeli az adatokat, érdemes visszatérni a korábbi vagy az eredeti rendezési sorrendhez, és elölről kezdeni,

Míg az Excel visszavonási funkciójával (a Z vezérlőgomb segítségével) lépésről lépésre visszaléphet, zavaró lehet, ha az adatok rendezése után már több dolgot végzett.

Ezenkívül a visszavonás csak addig működik, amíg meg nem nyitja a munkafüzetet, de amikor elmenti és bezárja, majd később kinyitja, nem térhet vissza az eredeti rendezési sorrendhez.

Íme két egyszerű módja annak, hogy ne veszítse el az eredeti rendezési sorrendet, és az adatok rendezése után is visszakapja:

1. Készítsen másolatot az eredeti adatkészletről. Ezt javaslom akkor is, ha nincs szüksége az eredeti rendezési sorrendre. Rendelkezhet egy munkafüzettel, amely tartalmazza az összes adatot, majd egyszerűen létrehozhat egy példányt a munkafüzetből, és dolgozhat a másolaton. Amikor kritikus adatkészleteken dolgozom, minden nap készítek egy másolatot (a dátumot vagy a verziószámot a munkafüzet nevének részeként).
2. Adjon hozzá egy oszlopot egy számsorral. Ez a számsor összekeveredik az adatok rendezésekor, de ha vissza szeretne térni az eredeti adatokhoz, akkor ezt a számsor alapján rendezheti.

Ebben a részben hadd mutassam be gyorsan, mit jelent egy sorozat hozzáadása és annak felhasználása az eredeti rendezési sorrend visszaállításához.

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel:

Annak érdekében, hogy a rendezés után vissza tudja szerezni ezeket az adatokat, adjon hozzá egy segítő oszlopot, és adjon meg egy sor számot (az alábbiak szerint).

Itt van egy oktatóanyag, amely különböző módszerekkel adhat hozzá gyorsan oszlopokat számokkal

Ha a segédoszlop a helyén van, győződjön meg róla, hogy ezt az adatkészlet rendezése során is tartalmazza.

Tegyük fel, hogy a régió alapján rendezem ezeket az adatokat, és végül az alábbi módon kapom meg az adatokat:

Ha most vissza akarok térni az eredeti adatkészlethez, egyszerűen újra rendezhetem ezeket az adatokat, de a segítő oszlop alapján (alacsonyról magasra).

Egyszerű… nem?

Ha nem szeretné, hogy a segítő oszlop megjelenjen, elrejtheti, vagy biztonsági másolatot készíthet, majd törölheti.

Néhány gyakori probléma az adatok Excelben történő rendezése során

A cikk elején különböző módszereket mutattam be az adatok Excelben történő rendezéséhez (beleértve a szalag rendezési gombjait, a jobb gombbal történő kattintást, a szűrési lehetőséget és a rendezés párbeszédpanelt).

Ismétlem, hogy a rendezés párbeszédpanel használatával minimálisra csökkenthetők az esetleges problémák vagy hibák.

Most hadd mutassam meg, mi történhet rosszul, ha a szalagon lévő rendezés gombot használja (az alább láthatókat)

Nem az oszlopfejlécek azonosítása

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alább látható adatkészlettel:

Ez úgy néz ki, mint egy tisztességesen formázott adathalmaz, amelynek fejlécei egyértelműen cellaszínnel és vastag betűvel vannak formázva.

Tehát amikor ezeket az adatokat a nevek alapján rendezi (a szalag rendezési gombjaival), akkor azt várná, hogy a fejléc a tetején maradjon, a többi pedig rendezett legyen.

De mi történik, ha ezt megteszi - a fejlécet szintén normális adatnak tekintik, és rendbe hozzák (az alábbiakban látható módon).

Bár az Excel elég okos ahhoz, hogy felismerje a fejléceket, ebben a példában ez nem sikerült. Amikor a szalagon lévő rendezési ikon gombokat használja, manuálisan nem adhatja meg, hogy ezek az adatok fejléceket tartalmazzanak.

Megjegyzés: Ez a probléma akkor fordul elő, amikor megvan az adatkészlet, és hozzáadom és formázom a fejléceket, és rendezem. Rendszerint az Excel elég okos lenne ahhoz, hogy azonosítsa, hogy vannak -e fejlécek egy adathalmazban (különösen akkor, ha a fejléc és az oszlopban lévő adatok eltérőek). De ebben az esetben ez nem sikerült, amikor hozzáadtam a fejlécet és azonnal rendeztem. Ha elmentem ezt a munkafüzetet, bezárom és újra megnyitom, az Excel valahogy képes azonosítani az első sort és fejlécet.

Bár ez a legtöbb esetben nem jelent problémát, még mindig van esély a szalagon lévő rendezési ikonok használatára. A párbeszédpanel használata kiküszöböli ezt a problémát, mivel megadhatja, hogy fejlécei vannak.

Nem azonosítja az üres sorokat/oszlopokat

Ez a rendezési probléma egy kicsit összetettebb - és sokkal gyakoribb, mint gondolná.

Tegyük fel, hogy rendelkezik egy adathalmazzal az alábbiak szerint. Vegye figyelembe, hogy a 6. sor rejtett (és ez egy üres sor).

Ha most bármelyik cellát kiválasztom az adatok első négy sorában (a rejtett üres sor felett), és a rendezés ikon gombjaival rendezem ezeket az adatokat, akkor az csak az adathalmaz első négy rekordját rendezi (2. sor 5). Hasonlóképpen, ha bármelyik cellát kiválasztom az adatkészletben a rejtett üres sor alatt, az csak az utolsó hét sort rendezi.

És hacsak nem kifejezetten keresi, akkor valószínűleg kihagyja ezt a szörnyű hibát.

Hogyan lehet megbizonyosodni arról, hogy végül nem követi el ezt a rendezési hibát?

Annak érdekében, hogy ne essen áldozatul ennek a problémának, ellenőriznie kell az adatkészletet a rendezés előtt.

Az adatok rendezése előtt válassza ki a teljes adatkészletet.

Ezt úgy teheti meg, hogy kijelöli az adathalmaz bármely celláját, majd a billentyűparancsot - Control + A.

Ha üres sorok/oszlopok vannak az adatkészletben, a teljes adatkészlet nem lesz kiválasztva. Ezt a kiválasztás körvonalainak gyors beolvasásával azonosíthatja.

Ha látja, hogy a kijelölésen kívül maradt néhány adat, akkor manuálisan választhatja ki.

Annak érdekében, hogy ez a probléma elkerülhető legyen, célszerű először feloldani az összes rejtett sort és oszlopot, majd folytatni az adatok rendezését a teljes adatkészlet kiválasztásával vagy az üres sorok törlésével.

Részleges rendezés (a vezetéknév alapján)

Előfordulhat, hogy van egy adatkészlete, amelyet a szöveg egy része alapján szeretne rendezni.

Tegyük fel például, hogy rendelkezem az alább látható adatkészlettel, és ezeket az adatokat a vezetéknév alapján szeretném rendezni.

Ehhez el kell különítenem ezeket az adatokat, hogy csak a vezetéknevek legyenek egy oszlopban. Ha megvan, használhatom az oszlopot az adatok rendezéséhez.

Az alábbi képlet megadja a vezetéknevet:

= JOBB (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Ez az alábbiakban látható eredményt ad.

Most már használhatja a vezetéknév oszlopot az adatok rendezéséhez.

Ha elkészült, törölheti vagy elrejtheti a vezetéknév oszlopot.

Ne feledje, hogy a fenti képlet akkor működik, ha olyan nevekkel rendelkezik, amelyek csak kereszt- és vezetéknévvel rendelkeznek, és nincs kettős szóköz közöttük. Ha a névadatok eltérnek, módosítani kell a képletet. A Szöveg oszlopba funkcióval gyorsan elválaszthatja a neveket a szóköz karakter alapján.

Ez csak egy példa a részleges adatokon alapuló rendezésre. Más példák közé tartozik a cím szerinti városok szerinti rendezés vagy a részlegkódok szerinti munkavállalói azonosító.

Továbbá, ha a rendezésre szánt szöveg a szöveg elején van, akkor csak a normál rendezési funkciót használhatja.

Egyéb rendezési példák (Képlet és VBA használatával)

Ebben az oktatóanyagban eddig azokat a példákat ismertettem, ahol az Excel beépített rendezési funkcióját használtuk.

Automatikus rendezés képlet használatával

Amikor a beépített rendezési funkciót használja, majd bármilyen módosítást végez az adatkészletben, újra kell rendeznie. A rendezési funkció nem dinamikus.

Abban az esetben, ha olyan adatkészletet szeretne kapni, amely automatikusan rendezi a változásokat, akkor a képletek segítségével teheti meg.

Vegye figyelembe, hogy ehhez el kell különítenie az eredeti és a rendezett adatkészletet (az alábbiak szerint)

Van egy részletes oktatóanyagom, ahol kitérek az ábécé szerinti rendezésre a képletek segítségével. Ehhez két módszert mutat be - a segítő oszlopokat és a tömbképletet.

Az Excel bevezette a SORT dinamikus tömb képletet is, amely ezt könnyen megteheti (segédoszlop vagy bonyolult tömbképlet nélkül). De mivel ez meglehetősen új, előfordulhat, hogy nem fér hozzá az Excel verziójához.

Rendezés VBA használatával

És végül, ha meg szeretné kerülni az összes rendezési párbeszédpanelt vagy más rendezési lehetőséget, akkor a VBA segítségével rendezheti az adatokat.

Az alábbi példában van egy adatkészletem, amely rendeli az adatokat, amikor duplán kattintok az oszlopfejlécen. Ez megkönnyíti a rendezést, és a műszerfalakon is használható, hogy felhasználóbarátabb legyen.

Itt van egy részletes oktatóanyag, ahol kitérek az adatok rendezésére a VBA használatával, és létrehozhat valamit a fentiek szerint.

Sok példát próbáltam bemutatni, hogy megmutassam Önnek, hogyan lehet az Excelben rendezni az adatokat, és minden olyan dolgot, amelyet szem előtt kell tartania.

Remélem, hasznosnak találta ezt az oktatóanyagot.