Excel automatikus javítás: Teljes útmutató és példák az időtakarékosságra

Mi történik, ha az Excelben a „Drnik” szót írja be az „Drink” helyett?

Észre fogja venni, hogy az Excel automatikusan javítja a helytelenül írt szót az italra (az alábbiakban látható módon).

Valahogy az Excel tudta, hogy ez nem a helyesírás, és automatikusan javította a helyesre.

Most nem fogja automatikusan javítani az összes rosszul írt szót.

Csak néhány!

Például próbálja ki a „dirnk” szót.

Nem lenne automatikusan korrigálva.

Az egyes szavak automatikus javítása, mások pedig nem azért, mert már létezik egy javított lista azokból a szavakból, amelyeket az Excel előre kitöltött az automatikus javításhoz.

Megjegyzés: Az automatikus javítás alapértelmezés szerint engedélyezve van az Excelben.

Ebben az oktatóanyagban elmagyarázom, melyek az automatikus javítás beállításai, majd mutatok néhány példát, amelyekkel időt takaríthat meg. Kitérek arra is, hogyan lehet letiltani (azaz kapcsolja ki az automatikus javítást)

Az automatikus javítás beállításainak megértése

Az automatikus javítást azért hozták létre, hogy kiküszöbölje azokat az apró problémákat, amelyekkel Excelben gépeléskor vagy adatbevitel közben szembesülhet (például néhány gyakran helytelenül írt szót helyes szavakra cserélhet).

Ezenkívül lehetővé teszi, hogy némi irányítást kapjon az Excel használatakor (amint ezt az oktatóanyag későbbi példáiban látni fogjuk).

De először értsük meg, hol vannak az automatikus javítási lehetőségek, és mi áll rendelkezésre alapértelmezés szerint.

Az automatikus javításhoz kattintson a Fájl fülre.

A Fájl képernyőn kattintson a "Beállítások" gombra.

Az Excel beállításai párbeszédpanelen kattintson a Bizonyítás gombra.

A Bizonyítási lehetőségekben kattintson az Automatikus javítás opciókra.

Ezzel megnyílik az Automatikus javítás beállításai párbeszédpanel.

Hadd magyarázzam el az automatikus javítás párbeszédpanel különböző lapjait és ezek lehetőségeit.

Automatikus javítás beállítások lap

Az Automatikus javítás beállításai lapon vannak olyan beállítások, amelyek alapértelmezés szerint engedélyezve vannak, és gondoskodnak néhány gyakori problémáról.

• Az Automatikus javítás beállításai gombok megjelenítése: Ez nem vonatkozik az Excelre, de más MS alkalmazásokra vonatkozik. Ha ez az opció engedélyezve van, láthatja az automatikus javítás beállításait az MS Word vagy az MS PowerPoint programban (az alábbiak szerint).
• Javítson ki két kezdőbetűt: Ez az opció, ha engedélyezve van, automatikusan kijavítja a két nagy kezdőbetűt az Excelben. Például, ha beírja a „HEllo” szót, az automatikusan „Hello” -ra módosítja
• A mondatok első betűjét nagy kezdőbetűvel: Ha engedélyezve van, ez az opció biztosítja, hogy az új mondat nagybetűvel kezdődjön. Ha például begépeli: „Helló. hogy vagy? ”, akkor a rendszer automatikusan javítja a„ Hello. Hogy vagy?'
• Nagybetűvel írja be a napok nevét: Ez automatikusan megváltoztatja a nap nevének első betűjét, ha kisbetűvel írja be. Például, szerda -ra változtatnák szerda.
• A Caps Lock kulcs véletlenszerű használata: Ha be van kapcsolva a Caps Lock és ír egy mondatot, az automatikusan kijavítja a szöveget, és letiltja a Caps Lock -ot. Ha például beírja a HELLO parancsot, az automatikusan Hello -ra módosítja.
• Gépelés közben cserélje ki a szöveget: Itt van az Excelben néhány gyakran elgépelt szó (vagy egyes szimbólumok rövid kódjai). Például, ha beírja a (c) betűtípust, akkor automatikusan átalakul a szerzői jogi szimbólummá. Ennek az az oka, hogy ezt az opciót tartalmazó listában megadtuk. Hozzáadhat vagy eltávolíthat szavakat a listából (erről bővebben az alábbi példában).

Kivételek automatikus javítása

Bár ezek az automatikus javítási lehetőségek lenyűgözőek, előfordulhat, hogy azt szeretné, ha nem lenne túl okos, és automatikusan kijavítaná ezeket.

Például, ha rendelkezik AT névvel (ahol az „s” kisbetűvel van írva), az Excel automatikusan „Ats” -ra konvertálja.

Bár minden más esetben szereti az automatikus javítást, ha ki szeretné zárni ezt az esetet, megteheti.

Az Automatikus javítás lapon kattintson a Kivételek fülre.

A Kivételek automatikus javítása párbeszédpanelen kétféle kivétellel rendelkezhet:

1. Első levél: Alapértelmezés szerint az Excel nagybetűvel kezdi a pontot (pontot). Itt adhat meg néhány kivételt (a gyakori kivételek listája már létezik).
2. Kezdeti sapkák: Ha nem szeretné, hogy az AT -ket Ats -ra konvertálják, itt megadhatja.

Automatikus formázás gépelés közben Tab

Ennek a fülnek három lehetősége van (mindegyik engedélyezett). Mindhárom lehetőséget hasznosnak tartom.

1. Gépelés közben cserélje ki: Ha megad egy hiperhivatkozást egy cellában, az automatikusan hiperhivatkozássá alakul. Néha letiltom ezt a lehetőséget, mivel gyakran rákattintok a cellára, ami néhány másodpercet vesz igénybe, majd megnyitja a linket a böngészőben.
2. Jelentkezzen munka közben: Ez automatikusan új sorokat és oszlopokat ad hozzá az Excel táblázathoz, ha bármit beír a táblázatban lévő cellába.
3. Automatikusan a munkájaként: Ha képletet ír be az Excel táblázat egy oszlopába, akkor ez az opció ugyanazt a képletet (módosított cellahivatkozásokkal) írja be az oszlop összes cellájába.

Műveletek lap

A Microsoft alkalmazásokban létrehozhat egy műveletet egy adott szó vagy szöveg alapján.

Az Excelben csak egy típusú művelet áll rendelkezésre - ez a dátumművelet.

A dátumművelet azt jelenti, hogy ha az Excel cellájában van dátum, akkor kattintson a jobb egérgombbal, és néhány műveletet kaphat az adott dátumhoz (például megjelenítheti ezt a dátumot a naptárban, vagy ütemezhet egy találkozót az Outlook programban) ).

Ez akkor lehet hasznos, ha rendelkezik dátumlistával, és gyorsan szeretne elmenteni néhányat a naptárába, vagy szeretne találkozót ütemezni (az Outlook használatával).

Ez az opció alapértelmezés szerint le van tiltva, és engedélyeznie kell az Excel használatát.

Az engedélyezés után Excelben is használhatja. Ha dátuma van egy cellában, kattintson a jobb egérgombbal, és a műveleti lehetőségek alján találhatók.

Matematikai automatikus javítás fül

Ahogy szimbólumokat is beszúrhat egy Excel cellába (például Delta, Fok vagy Pipa), úgy matematikai szimbólumokat is beilleszthet egy egyenletbe.

Ez a lap tartalmaz egy szöveget, amely automatikusan átalakul a megadott matematikai szimbólummá. Például, ha beírja a \ sigma parancsot, akkor a σ szimbólummal helyettesíti.

Ne feledje, hogy ez nem fog működni a munkalap celláiban. Csak egyenletekkel működik.

Hogyan adhat hozzá saját szavakat az Excel automatikus javításhoz?

Szeretném, ha lenne néhány szó, amely része az automatikus javításnak?

Tegyük fel például, hogy hozzá szeretné adni a „drikn” szót az automatikus javításhoz, hogy az „italra” korrigálja.

Az alábbi lépésekkel adhat hozzá egy szót az automatikus javításhoz:

1. Kattintson a Fájl fülre.
2. Kattintson a Beállítások lehetőségre.
3. A Beállítások párbeszédpanelen válassza a Bizonyítás lehetőséget.
4. Kattintson az „Automatikus javítás beállításai” gombra.
5. Az Automatikus javítás párbeszédpanelen írja be a következőt:
   • Csere: drikn
   • Val vel: ital
6. Kattintson az ADD gombra
7. Kattintson az OK gombra.

Most, amikor Excelbe írja be a „drikn” szót, az automatikusan „italra” javítja.

Mielőtt mutatnék néhány remek példát ennek használatához, íme néhány dolog, amit tudnia kell az Excel automatikus javításáról:

• Az automatikus javítás listája megkülönbözteti a kis- és nagybetűket. Ez azt jelenti, hogy hozzáadta a „drikn” szót az „ital” helyett, ez csak a kisbetűs szóval működne. Ha beírja a „Drikn” vagy a „DRIKN” kifejezést, akkor a rendszer nem javítja ki.
• Ezt a módosítást az Excel menti, és akkor is fennáll, ha bezárja a munkafüzetet, és újra megnyitja. Ha már nem akarja ezt, akkor manuálisan kell törölnie.
• A változás csak akkor történik, ha a pontos szót használják. Például, ha „drikns” -t használ, akkor az nem lesz automatikusan javítva. Ahhoz, hogy működjön, a szó nem tartalmazhat karaktereket közvetlenül előtte vagy utána.
• Amikor megad egy automatikus javítást az Excelben, automatikusan aktiválódik más MS -alkalmazásokban, például az MS Word vagy az MS PowerPoint alkalmazásban.

Az automatikus javítást a gyakori helyesírási hibák kijavítására hozták létre. De néhány félelmetes módon is használhatja, hogy időt takarítson meg.

Összefüggő: Helyesírás -ellenőrzés Excelben.

Az alábbiakban bemutatunk néhány hasznos példát az automatikus javítás használatára (a hibásan írt szavak javításán kívül).

1. példa: Használja az automatikus javítást a rövidítések befejezéséhez

Képzelje el, hogy egy „ABC Technology Corporation Limited” cégnél dolgozik.

Munkája során sok adatbevitelre van szükség az Excel programban, és naponta sokszor manuálisan kell beírnia a teljes cégnevet.

Nem számít, milyen gyorsan gépel, ez időpocsékolásnak tűnik.

Nem szeretné, ha létezne egy olyan módszer, ahol egyszerűen beírhatja az ABC -t (vagy bármit, amit szeretne), és az Excel helyettesíti a cég nevével?

Ebben segíthet az automatikus javítás fantasztikus volta.

Az automatikus javításban megadhat egy rövidítést, és amikor ezt a rövidítést használja, az Excel automatikusan átalakítja azt a megadott szöveggé.

Megadhatja például, hogy amikor beírja az ABC -t, az Excel automatikusan lecseréli azt az „ABC Technology Corporation Limited” kifejezésre.

Valami az alábbiak szerint:

Ez akkor történik, ha hozzáad egy automatikus javítást az Excelben, ahol az ABC -t ki kell javítani ”(amint az alább látható az automatikus javítás párbeszédpanelen).

Mi van, ha az ABC -t szeretné beilleszteni, és nem a teljes nevet?

Ha nem szeretné, hogy az automatikus javítás az ABC -t teljes névre cserélje, egyszerűen nyomja meg a Control + Z billentyűkombinációt az ABC visszaállításához.

A Control + Z használata közben célszerű olyan rövidítést választani, amelyet valószínűleg nem fog használni a munkájában. Ez biztosítja, hogy nincs esély arra, hogy véletlenül megkapja a teljes nevet (amikor csak a rövidítést akarta).

Az alábbiakban felsorolunk néhány forgatókönyvet, ahol ez az automatikus javítási trükk sok időt takaríthat meg:

• Gyorsan megadhatja a fájlneveket vagy mappaneveket (ahelyett, hogy minden alkalommal beillesztené őket).
• Ha rendelkezik a csapattagok listájával, akkor a kezdőbetűikkel gyorsan beírhatja a nevüket.

Figyelmeztetés: Az Excelben megadott automatikus javítási lehetőségek más MS -alkalmazásokban is aktiválódnak, például az MS Word vagy az MS PowerPoint. Ilyen esetekben a legjobb olyan rövidítéseket használni, amelyeket máshol nem valószínű.

2. példa: Szimbólumok gyors beillesztése (például fok vagy delta)

Vannak olyan szimbólumok, amelyeket nehéz beilleszteni/beírni az Excelben, mivel ezek még nem érhetők el a billentyűzeten (például a fok szimbóluma, a delta szimbólum vagy a golyópontok).

Vagy ismernie kell a billentyűparancsot (amely gyakran hosszú és bonyolult), vagy használnia kell a Szimbólum beszúrása párbeszédpanelt (ami időigényes).

Ha vannak olyan szimbólumok, amelyeket gyakran kell használnia, akkor az Automatikus javítás funkcióval kódnevet vagy rövidítést adhat ezeknek a szimbólumoknak.

Most, amikor be kell írnia ezt a szimbólumot, egyszerűen használhatja a kódnevet, és a rendszer automatikusan javítja a szimbólumot.

Az alábbiakban egy példa látható, ahol a DEGSYM kódot használom a fokozat szimbólum megszerzésére az Excelben.

Ehhez hajtsa végre a következő módosítást az Excel automatikus javítás párbeszédpanelen:

3. példa: Gyorsabban írjon képleteket az automatikus javítással

Ez a trükk (amit ebből a blogból tanultam) kissé messzemenő, de ha sok hosszú képlettel dolgozik, ez időt takaríthat meg.

Az alábbiakban egy képlet található, amely ötvözi annak a három cellának a szövegét, amelyek a képletet használó cellában maradnak:

= KÖZVETLEN (CÍM (SOR (), (ORSZÁG ()-3)) és KÖZVETLEN (CÍM (SOR (), OSZLOP ()-2)) és KÖZVETLEN (CÍM (SOR (), OSZLOP ()-1))

Ha gyakran szüksége van egy ilyen képlet létrehozására, akkor jobb, ha létrehoz egy egyszerű kódot hozzá, és használja az automatikus javításban.

Ebben az esetben a „com3” kódot használtam az automatikus javításban a képlet megszerzéséhez.

Most a „com3” kóddal néhány billentyűleütéssel megkaphatja a teljes képletet (az alábbiak szerint):

Megjegyzés: Amint már említettem, ezt a legtöbben soha nem kellene használnunk, de ennek ellenére jó trükk, hogy tudjunk róla (minden esetre). A fenti példa egy valós eset, amikor jelenleg ezt használom egyik projektemben, hogy időt takarítsak meg.

Az automatikus javítás teljes kikapcsolása

Bár úgy gondolom, hogy az automatikus javítás nagyszerű funkció, nem biztos, hogy mindenki számára releváns.

És bizonyos esetekben valójában irritáció is lehet. Például, ha beírja a (c) vagy (r) vagy ™ billentyűt, az Excel automatikus javítása automatikusan megváltoztatja a szöveget (© vagy ® vagy ™ formátumba)

Ilyen esetekben a legjobb, ha kikapcsolja az automatikus javítást, vagy legalább törli azokat a kifejezéseket, amelyeket nem szeretne automatikusan javítani.

Az alábbiakban bemutatjuk az automatikus javítás kikapcsolásának lépéseit:

1. Kattintson a Fájl fülre.
2. Kattintson a Beállítások lehetőségre.
3. A Beállítások párbeszédpanelen válassza a Bizonyítás lehetőséget.
4. Kattintson az „Automatikus javítás beállításai” gombra.
5. Az Automatikus javítás párbeszédpanelen az Automatikus javítás lapon törölje a jelet a „Szöveg cseréje gépelés közben” jelölőnégyzetből.

Megjegyzés: A fenti lépések teljesen kikapcsolják az automatikus kiegészítés funkciót, amely helyettesít néhány szöveget a megadott szöveggel. Ez azt is jelentheti, hogy ezeket a gyakran rosszul írt szavakat már nem javítják ki.

Hogyan lehet letiltani/kicserélni néhány szót az automatikus javításból

Ha meg szeretné tartani az általános „Szöveg cseréje gépelés közben” funkciót, de szeretne néhány kivételt, akkor megtalálja a szót a listában, és manuálisan törölheti (vagy szerkesztheti).

Ennek lépései az alábbiakban találhatók:

1. Kattintson a Fájl fülre, majd a Beállítások gombra (a megnyíló Fájl képernyőn).
2. A Beállítások párbeszédpanelen válassza a Bizonyítás lehetőséget.
3. Kattintson az „Automatikus javítás beállításai” gombra.
4. Az Automatikus javítás párbeszédpanel Automatikus javítás lapján válassza ki a törölni kívánt szót.
5. Kattintson a Törlés gombra.

Az automatikus javításban le is cserélhet egy szót. Például a (c) helyett a szerzői jogi szimbólummá változás helyett használhatja azt a - szerzői jog szóvá való átalakításra.

A szó más szöveggel való helyettesítéséhez keresse meg és módosítsa a szöveget, majd kattintson a Csere gombra.

Az Excel automatikus javításának visszavonása

Ha ír valamit, és az Excel módosítja az automatikus javítás miatt, a Control + Z billentyűkombinációval visszakaphatja az eredeti szöveget.

Például, amint beírja a (c) gombot egy cellába az Excelben, és megnyomja a szóköz billentyűt, az azonnal szerzői jogi szimbólummá alakul.

De ha most a Control + Z billentyűt használja, akkor visszaáll a (c) állapotba, és így is marad.

Bár az automatikus javítás olyan funkció, amelyet az Excel -felhasználók többségének soha nem kell módosítania, jó tudni néhány módszert, amellyel időt takaríthat meg (amint a példák is mutatják).

Mostanában kezdtem el használni bizonyos képletekhez, amelyek meglehetősen hatalmasak, de gyakran használom ezeket (ahogy a 3. példában látható).