Bevezetés az Excel adatellenőrzésébe

Az Excel adatellenőrzése lehetővé teszi a cellába bevihető adatok vezérlését. Korlátozhatja a felhasználót, hogy csak meghatározott számtartományt, szöveget vagy dátumot írjon be.

Az adatellenőrzési funkcióval Excel legördülő listát is létrehozhat (amely minden bizonnyal az Excel egyik legmenőbb és legerősebb funkciója)

Hozzáférés az adatok ellenőrzéséhez Excelben

Az Excel adatellenőrzése a szalag Adatok fülén érhető el.

A legtöbb esetben három helyzetben érdemes használni az adatellenőrzést az Excelben:

• Ha bizonyos számokra/szövegekre/dátumokra szeretné korlátozni az adatbevitelt. Azok az adatok, amelyek nem felelnek meg az érvényesítési feltételeknek, nem megengedettek.
• Ha tájékoztatni szeretné a felhasználót, ha a tartományon kívüli adatokat ad meg. Mindenféle adatbevitel azonban megengedett.
• Amikor útmutatást ad a felhasználónak, hogy milyen adatokat kell megadnia. Mindenféle adatbevitel megengedett.

Nézzük végig egyenként ezeket a helyzeteket:

Ha bizonyos számokra/szövegekre/dátumokra szeretné korlátozni az adatbevitelt

Az adatellenőrzés lehetővé teszi az Excel cellában/cellákban történő adatbevitel feltételeinek megadását. Miután megadta, nem teszi lehetővé a felhasználónak, hogy bármit megadjon, amely kívül esik a megadott tartományon. Ezt a funkciót úgy érheti el, hogy megnyitja az adatellenőrző párbeszédpanelt, és kiválasztja a Beállítások lehetőséget

A legördülő listában kiválaszthatja azt a feltételt, amelyet cellatartományra szeretne alkalmazni

• Bármely érték - Bármilyen érték megadását teszi lehetővé a cellában.
• Egész szám - Csak egész számok megadását teszi lehetővé, további feltételekkel, például nagyobb/kisebb, közötti/nem közötti, egyenlő/nem egyenlő.
• Decimális - Lehetővé teszi a tizedes számok bevitelét, további feltételekkel, például nagyobb/kisebb, közötti/nem közötti, egyenlő/nem egyenlő.
• Lista - Létrehoz egy legördülő menüt az elemek listájának felvételével (a tartományválasztáson vagy a megnevezett tartományon keresztül).
• Dátum - Lehetővé teszi a dátumok (vagy számértékének) megadását, további feltételekkel, például nagyobb/kevesebb, mint, között/nem között, egyenlő/nem egyenlő.
• Idő - Lehetővé teszi az idő (vagy annak számértékének) megadását további feltételekkel, például nagyobb/kevesebb, mint, között/között, egyenlő/nem egyenlő.
• Szöveg hossza - Lehetővé teszi a szöveg hosszának feltételét.
• Egyéni - A megadott feltételeknek megfelelő értékeket engedélyez. Például, ha az = A1> 10 képletet használom, akkor csak 10 -nél nagyobb számok megengedettek az A1 cellában.

Amikor olyan adatokat ír be a cellába, amelyek megsértik a megadott feltételt, az hibát jelez.

Ha tájékoztatni szeretné a felhasználót, ha tartományon kívüli adatokat ír be (mindenféle adatbevitel megengedett)

Míg az előző szakasz arról szólt, hogy az adatbevitel során a felhasználót meghatározott tartományra korlátozza, ez a rész arról szól, hogy figyelmeztesse a felhasználót, ha a tartományon kívül eső adatokat ad meg. Az adatbevitel azonban továbbra is engedélyezett. Ezt a hibaüzenet beállításainak megváltoztatásával lehet engedélyezni.

A hibaüzenet testreszabásához lépjen az Adathitelesítés párbeszédpanel Hibajelzés lapjára. Három lehetőség van:

• Stop hiba - Megjeleníti a leállítási hibát, és nem engedi a felhasználónak a megadott tartományon kívül eső adatok bevitelét.
• Figyelmeztetési hiba - Megjeleníti a figyelmeztető hibát, de lehetővé teszi a felhasználónak a megadott tartományon kívüli adatok bevitelét.
• Információs hiba - Megjeleníti az információs hibát, de lehetővé teszi a felhasználónak a megadott tartományon kívüli adatok bevitelét.

Amikor útmutatást ad a felhasználónak, hogy milyen adatokat kell megadni (mindenféle adatbevitel megengedett)

Tegyük fel, hogy rendelkezik az alkalmazottak listájával, és meg akarja kapni a csatlakozási dátumukat. A dátum megadásához több formátumot is megadhat (például 2014. 01. 01., 2014. január 1. vagy 2014. január 1.). A következetesség érdekében azonban jobb, ha az összes dátumot egy formátumban kapja meg. Mindazonáltal rendben van, ha az emberek bármilyen más formátumban megadják, mivel az adatok rögzítése kiemelt fontosságú.

Ezt a következőképpen teheti meg:

1. Válasszon ki egy cellát, majd lépjen az Adatok fülre -> Adatellenőrzés
2. Az Adatok érvényesítése párbeszédpanelen válassza az Üzenetbevitel lapot
3. Győződjön meg arról, hogy a „Beviteli üzenet megjelenítése a cella kiválasztásakor” jelölőnégyzet be van jelölve
4. A Beviteli üzenet lapon írja be a Cím (max. 32 karakter, opcionális) és a Bemeneti üzenet (legfeljebb 256 karakter) értéket.
   
5. Kattintson az OK gombra. Most, amikor rákattint a cellára, vagy billentyűzettel választja ki, megjelenik az üzenet.

Caution: Ha elmozdítja az üzenetdobozt a helyéről, akkor az összes üzenetdoboz csak ebben a helyzetben jelenik meg. Így biztonságosan nem mozgathatja az üzenetdobozt.

Kapcsolódó oktatóanyagok az Excel adatellenőrzéséről:

• Csak akkor engedélyezze az adatbevitelt, ha egy függő cella van kitöltve.
• A számokat álcázza szövegként az adatellenőrzés legördülő menüjében.
• Hozzon létre egy függő érvényesítési legördülő listát.